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Système de dénonciation pour signaler les violations de conformité
Nous opérons dans un secteur hautement réglementé qui exige le strict respect des lois, règles, normes et réglementations qui peuvent être complexes. La non-conformité peut entraîner des dommages à la réputation et des sanctions importantes pour l’entreprise, la direction ou un employé.
Nos responsables de la conformité sont autorisés et tenus de recevoir des informations et des plaintes concernant les violations du code de conduite et / ou des directives de conformité, d’informer la direction, de traiter la violation avec la direction, de proposer des mesures appropriées et d’informer les autres autorités au sein de l’entreprise, par exemple l’audit interne, le service juridique responsable et le bureau de conformité du groupe, qui, à son tour, en informe le Conseil. Le Bureau de conformité du Groupe doit assurer l’implication des auditeurs dans la mesure nécessaire.
Les notifications peuvent être adressées à Compliance de plusieurs façons. La poste, le téléphone et l’e-mail sont toutes des méthodes possibles (coordonnées). Il est important que toutes les notifications répondent aux questions suivantes.
Une notification doit indiquer clairement qui est l’expéditeur. Ce n’est que si l’expéditeur peut être facilement identifié qu’un dialogue efficace peut être lancé. Une exception concernant les notifications anonymes est expliquée à la fin de ces questions.
Une notification doit être formulée de manière à permettre de déterminer les faits sur lesquels elle est fondée. Veuillez noter que les responsables de la conformité s’appuient sur la réception de tous les faits de chaque cas. Des informations supplémentaires peuvent également être nécessaires, c’est pourquoi il est souvent utile de ne pas soumettre votre notification de manière anonyme, car cela permettra de poser d’autres questions. Pour plus d’informations sur le contenu qui n’est pas approprié dans une notification, voir « Quels problèmes ne doivent pas être notifiés via le système de dénonciation ».
Il est important de préciser exactement quand les événements décrits se sont produits afin que les responsabilités et autres faits relatifs à l’affaire puissent être attribués de manière appropriée. La notification doit être faite rapidement (généralement, dans quelques jours). Il y a peu de choses qui peuvent être faites au sujet d’incidents qui ont eu lieu il y a longtemps.
Le lieu à partir duquel la notification est faite devrait être spécifié aussi précisément que possible; veuillez indiquer le pays, l’emplacement, l’usine, la division et le département concernés dans la mesure du possible.
Les notifications anonymes s’écartent du modèle décrit ci-dessus. Pour rendre votre notification anonyme, veuillez la soumettre via un compte e-mail qui vous empêche d’être personnellement identifié, par exemple, à partir d’une adresse que vous avez vous-même configurée sous un pseudonyme; ceci est facile à faire en utilisant des services de messagerie privés. Lors de la rédaction de la notification, vous devez vous concentrer sur la question de QUOI (voir point 2 ci-dessus). Tous les détails que vous donnez en ce qui concerne les lieux et les heures doivent être soigneusement sélectionnés pour rendre difficile ou impossible de vous identifier. Cependant, d’autres demandes peuvent encore être nécessaires, nous vous demandons donc de continuer à vérifier régulièrement le compte de messagerie anonyme afin que le contact anonyme puisse être maintenu. Nous garantissons que toutes les données et tous les droits personnels concernant les notifications effectuées via le système de dénonciation seront protégés au plus haut degré possible. Merci d’avance pour votre soutien !
Le système de dénonciation sert à clarifier les questions relatives à la conformité et au code de conduite de B. Braun. Si une personne devait l’utiliser pour faire des allégations ou des plaintes contre l’un de nos employés pour des raisons personnelles ou politiques, cela représenterait un abus du système. Nous pouvons prendre des mesures en cas de tels abus.